Akreditasyon denetimlerinde dikkat edilecek kayıtlar
ISO/IEC 17021-1 kapsamında akreditasyon denetimlerinde belgelendirme kuruluşlarından sıklıkla istenen kayıtlar ve bu kayıtların düzenli tutulması için öneriler.
HAZIRLAYAN: PROCENVA
Tarafsızlık kayıtları
Tarafsızlığa yönelik risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi, tarafsızlığın korunmasına yönelik mekanizmanın çalışmaları ve personelin çıkar çatışması beyanları, denetimlerde ilk incelenen kayıtlar arasındadır. Bu kayıtların güncel ve tarihli olması gerekir.
Yetkinlik ve görevlendirme kayıtları
Denetçi, teknik uzman ve karar verici personel için yetkinlik kriterleri ve bu kriterlere göre yapılan değerlendirmeler kayıt altında olmalıdır. Her denetimde atanan ekibin, ilgili standart ve teknik alan (örneğin NACE kodu) bakımından yetkin olduğunun gösterilebilmesi beklenir.
Başvuru gözden geçirme ve denetim süresi
Başvurunun gözden geçirildiği, kapsamın, sahaların ve etkin çalışan sayısının değerlendirildiği kayıt; denetim süresi hesabının ve uygulanan artırma ve azaltmaların gerekçesiyle birlikte dosyada bulunmalıdır.
Denetim planı, rapor ve uygunsuzluklar
Denetim programı, denetim planları, aşama 1 ve aşama 2 raporları, tespit edilen uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetlerin doğrulanmasına ilişkin kanıtlar aynı dosyada izlenebilir olmalıdır.
Belgelendirme kararı
Belgelendirme kararının, denetimi gerçekleştiren kişilerden farklı, yetkin kişi veya kişilerce verildiği gösterilebilmelidir. Kararın dayanağı olan bilgiler ve karar tarihi, belge ve çevrim takibinin başlangıcıdır.
Şikâyet, itiraz ve müşteri kayıtları
Şikâyet ve itirazların alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin kayıtlar ile müşteri dosyalarının gizlilik içinde saklanması da denetimlerde incelenir.
Tasarladığımız yaklaşım
BELGENVA tasarımında bu kayıtlar ilgili belgelendirme dosyasına bağlı tutulacak; eksik kayıt, kapsam dışı atama veya süre gerekçesi olmayan dosyalar kayıt anında işaretlenecek.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Uygulamada ilgili standardın, IAF dokümanının ve akreditasyon kuruluşu kurallarının güncel sürümünü esas alın.