Gözetim ve yeniden belgelendirme takvimi nasıl yönetilir?
Üç yıllık belgelendirme çevriminde ilk gözetim, yıllık gözetimler ve yeniden belgelendirme tarihlerinin kaçırılmadan takibi için pratik rehber.
HAZIRLAYAN: PROCENVA
Çevrimin temel tarihlerini bilin
Yönetim sistemi belgelendirmesi üç yıllık bir çevrim üzerinden yürür. ISO/IEC 17021-1’e göre gözetim denetimleri, yeniden belgelendirme yılı dışında, her takvim yılında en az bir kez yapılır. İlk belgelendirmeden sonraki ilk gözetim denetiminin tarihi, belgelendirme kararı tarihinden itibaren 12 ayı geçmemelidir. Takvimin başlangıç noktası denetim tarihi değil, karar tarihidir.
Yeniden belgelendirmeyi geçerlilik bitişine göre planlayın
Yeniden belgelendirme denetimi ve kararı, belgenin geçerlilik süresi dolmadan tamamlanmalıdır. Uygunsuzlukların kapatılması ve karar süreci için de zaman bırakılmalıdır. Süre dolduktan sonra yeniden belgelendirme faaliyetleri tamamlanırsa, belgelendirmenin hangi koşullarla ve hangi sürede yeniden sağlanabileceği standardın ilgili maddelerine ve kuruluşun prosedürüne göre değerlendirilir.
Uyarı eşikleri belirleyin
Her dosya için yaklaşan tarihleri 90, 60 ve 30 gün öncesinden görünür kılmak; müşteriyle planlama, ekip ataması ve sözleşme adımlarının zamanında başlamasını sağlar. Uyarıların tek bir kişinin takvimine değil, dosyanın kendisine bağlı olması işi kişiye bağımlı olmaktan çıkarır.
Askıya alma ve kapsam değişikliklerini takvime yansıtın
Gözetim denetimi zamanında yapılamadığında askıya alma süreci gündeme gelebilir. Kapsam genişletme, daraltma veya adres değişiklikleri de çevrim takvimini etkiler. Bu kararların tarihleri ve gerekçeleri ilgili dosyada izlenebilir olmalıdır.
Tasarladığımız yaklaşım
BELGENVA tasarımında gözetim ve yeniden belgelendirme tarihleri belgelendirme kararından otomatik hesaplanacak, yaklaşan tarihler dosya üzerinden uyarı verecek ve askıya alma gibi kararlar çevrim geçmişine bağlanacak.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Uygulamada ilgili standardın, IAF dokümanının ve akreditasyon kuruluşu kurallarının güncel sürümünü esas alın.